WebEvents App — Étude de cas | Forleaders Solutions

Aperçu (Overview)

WebEvents App, société marocaine spécialisée dans la digitalisation d'événements professionnels (webevents-app.com), gérait manuellement le traitement des demandes d'exposition et d'inscription pour le compte de ses clients organisateurs d'événements. Chaque demande — validation commerciale, approbation hiérarchique, devis, paiement, facturation, création de l'exposant ou du visiteur sur la plateforme — nécessitait une intervention manuelle à chaque étape, sur des volumes parfois importants et avec des formulaires différents selon l'événement.

Forleaders Solutions a conçu et déployé une configuration combinant Zoho Forms, Zoho Flow et Zoho Books, permettant à WebEvents de créer autant de formulaires personnalisés que nécessaire tout en automatisant intégralement le parcours : de la demande initiale jusqu'à l'encaissement du paiement et l'activation du compte sur la plateforme WebEvents.

Points clés à retenir :

Un parcours entièrement automatisé, de la demande à la facturation, sans ressaisie manuelle.
Une flexibilité totale pour créer des formulaires différents par événement ou par client.
Une fonctionnalité critique — l'inscription simultanée de plusieurs participants — absente nativement de la plateforme WebEvents, rendue possible grâce à Zoho Flow.

Résumé exécutif (Executive Summary)

WebEvents App est un éditeur SaaS marocain dont la plateforme accompagne les organisateurs d'événements professionnels — salons, foires, conférences — dans la gestion de leurs exposants et de leurs visiteurs. La société travaille avec des clients organisateurs d'événements de tailles et de secteurs variés, chacun ayant ses propres exigences en matière de formulaires de demande, de grille tarifaire de prestations et de processus de validation interne.

« Nos clients avaient besoin de pouvoir lancer un nouvel événement avec son propre formulaire de demande, sans dépendre de développements sur mesure à chaque fois. »

Problématique et défis clés (Problem Statement and Key Challenges)

Avant la mise en place de la solution, le traitement d'une demande d'exposition ou d'inscription suivait un enchaînement d'étapes réalisées manuellement ou de façon disparate :

Absence de formulaire flexible — la plateforme WebEvents ne permettait pas de générer des formulaires de demande différenciés selon l'événement ou le client, ni de gérer l'inscription simultanée de plusieurs participants en une seule soumission.
Rupture de charge entre la demande et la validation commerciale — chaque demande devait être relayée manuellement au commercial en charge, avec un risque d'oubli ou de retard.
Chaîne d'approbation non tracée — l'approbation du bon de commande par le directeur commercial ne suivait pas de circuit structuré, rendant le suivi difficile.
Facturation et paiement déconnectés du CRM métier — devis, bon de commande, facture et lien de paiement étaient produits séparément, avec ressaisie d'informations à chaque étape.
Activation tardive ou manuelle des comptes exposants/visiteurs — la création du compte sur la plateforme WebEvents n'était pas automatiquement liée à la confirmation du paiement, créant un décalage entre encaissement et accès du client.
Gestion des inscriptions groupées inexistante — pour les visiteurs, il n'existait aucun moyen de traiter en une seule fois une demande couvrant plusieurs inscrits, chacun devant être créé et facturé individuellement.

Évaluation du problème (Evaluation of the Problem)

Forleaders Solutions a mené une analyse du parcours métier de WebEvents afin d'identifier les points de rupture entre les différents systèmes (formulaire client, validation commerciale, facturation, plateforme WebEvents). L'analyse a mis en évidence que :

Le besoin de personnalisation des formulaires par client/événement excluait une solution figée en dur dans le code de la plateforme WebEvents.
Le processus de validation à deux niveaux (commercial puis directeur) et la génération documentaire (devis, bon de commande, facture) correspondaient précisément au périmètre fonctionnel de Zoho Books, avec ses circuits d'approbation natifs.
L'orchestration entre la collecte de la demande, la création d'entités sur la plateforme WebEvents (API Laravel) et les actions dans Zoho Books nécessitait un outil d'intégration low-code capable d'exécuter une logique conditionnelle et des appels API — rôle confié à Zoho Flow.
Zoho Forms a été retenu comme point d'entrée car il permet à WebEvents de concevoir lui-même de nouveaux formulaires (champs, prestations proposées) sans intervention technique à chaque nouvel événement.

Solution proposée (Proposed Solution)

La configuration mise en place repose sur trois produits Zoho articulés autour de l'API WebEvents :

1. Zoho Forms — Collecte de la demande

WebEvents crée, pour chaque événement ou client, un formulaire sur mesure incluant le nom de l'entreprise, les coordonnées du contact, l'adresse et la sélection des prestations souhaitées. Cette flexibilité permet de répondre aux besoins propres à chaque événement sans nouveau développement.

2. Zoho Flow — Orchestration du parcours

Chaque soumission de formulaire déclenche un flux qui :

crée l'exposant sur la plateforme WebEvents (appel API) ;
génère le bon de commande correspondant dans Zoho Books ;
notifie le commercial en charge pour validation.

Après validation par le commercial et soumission pour approbation dans Zoho Books, le directeur approuve le bon de commande, ce qui déclenche automatiquement l'envoi du bon de commande au format PDF au client par e-mail.

3. Zoho Books — Facturation et paiement

À réception du bon de commande signé, la facture est générée et les instructions de paiement (virement ou carte bancaire) sont transmises au client avec un lien de paiement en ligne personnalisé. Un flow dédié détecte la confirmation du paiement, enregistre l'encaissement dans Zoho Books, envoie une confirmation au client et au commercial, et valide l'activation de l'exposant sur la plateforme WebEvents.

Cas des visiteurs — inscriptions multiples

La plateforme WebEvents ne disposant pas nativement d'un formulaire permettant plusieurs inscriptions simultanées, un processus miroir a été conçu pour les visiteurs : un formulaire Zoho Forms spécifique transmet la demande à Zoho Flow, qui scinde automatiquement la création des inscrits individuels sur WebEvents, génère un bon de commande unique regroupant l'ensemble des participants dans Zoho Books et envoie le lien de paiement. À la réception du paiement, un flow valide l'ensemble des inscrits liés au bon de commande, génère la facture correspondante et la transmet au client.

Mise en œuvre (Implementation)

L'implémentation a nécessité :

la conception des formulaires Zoho Forms types (exposants et visiteurs) ;
le développement des flows Zoho Flow orchestrant la création d'entités côté WebEvents (via des appels API vers la plateforme WebEvents) et les actions dans Zoho Books ;
la configuration des circuits d'approbation à deux niveaux (commercial puis directeur) dans Zoho Books ;
la mise en place de la génération et de l'envoi automatique des documents (bon de commande, facture) et des liens de paiement personnalisés ;
le traitement spécifique des inscriptions groupées pour les visiteurs, avec répartition automatique d'un bon de commande unique en inscriptions individuelles sur la plateforme.

Un point de complexité technique a résidé dans la synchronisation entre la confirmation du paiement dans Zoho Books et l'activation effective des comptes (exposants ou lots de visiteurs) sur la plateforme WebEvents, afin de garantir qu'aucun accès ne soit délivré avant encaissement effectif.

Résultats (Results)

Grâce à cette configuration, WebEvents dispose désormais d'un parcours entièrement automatisé, de la demande initiale à l'activation du compte, pour ses exposants comme pour ses visiteurs :

Élimination de la ressaisie manuelle entre la demande, le commercial, la facturation et la plateforme.
Traçabilité complète du circuit de validation (commercial → directeur) directement dans Zoho Books.
Autonomie retrouvée pour WebEvents dans la création de nouveaux formulaires adaptés à chaque événement, sans recours à un développement spécifique.
Nouvelle capacité fonctionnelle — l'inscription simultanée de plusieurs visiteurs sous un même bon de commande — qui n'existait pas nativement sur la plateforme.
Sécurisation du parcours de paiement : l'activation des comptes exposants/visiteurs n'intervient qu'après confirmation effective du paiement.
Capacité démontrée à déployer des processus complexes et sur mesure dans des délais très courts, en s'appuyant sur des outils low-code (Zoho Forms, Zoho Flow, Zoho Books) plutôt que sur des développements spécifiques, ce qui a permis d'adapter rapidement la solution aux besoins propres de chaque client et de chaque événement.

« Cette solution nous a permis d'industrialiser un processus qui reposait auparavant sur des échanges manuels entre nos équipes commerciales et notre plateforme, tout en gardant la liberté de créer un nouveau formulaire pour chaque événement. »

Forleaders Solutions Partenaire Zoho Authorized Partner — Rabat, Maroc

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